COVID - Focus sur les actions menées

Une forte implication de l’ensemble de l’équipe au service de la communauté universitaire

Assurer une continuité en matière de formation dans un contexte particulier

Au départ de la crise sanitaire, l’équipe du service formation s’est mobilisée pour proposer aux agents des solutions alternatives pour les soutenir et les accompagner dans ce contexte particulier. Plusieurs actions ont été déployées, en interne ou en mutualisation avec les partenaires institutionnels d’UCA, afin que tous les usagers du service, personnels et doctorants, puissent bénéficier de propositions susceptibles de les aider à traverser cette crise compliquée. Ils auront donc pu profiter de plusieurs opportunités, sous divers formats, pour développer leurs connaissances et monter en compétences, tout en étant à distance, quel que soit l’endroit où ils se trouvaient et au rythme de chacun.

Relayer l’information, recenser et diffuser les ressources

Dès le début du confinement et pendant toute sa durée, un grand nombre de professionnels de la formation, d’organismes publics ou privés et de prestataires ont diffusé des offres de formation gratuites, ont ouvert et mis à disposition leurs ressources et/ou leurs plateformes de formation, sans conditions, dans un esprit de solidarité et de bienveillance à l’égard de l’ensemble de la population française.

Le service formation a donc communiqué sur certaines de ces offres. Cependant, vu la diversité et la multiplicité des possibilités proposées par l’ensemble de la communauté au niveau national et afin d’en optimiser la diffusion, le service de la formation a déployé et mis en ligne une plateforme de ressources consultables à distance, ouverte à tous, dans une rubrique dédiée sur sa page extranet : « Développer ses compétences à distance et en continu ».

Pour chaque rubrique créée, plusieurs ressources peuvent être consultées, cours en ligne, MOOC, webinaires, mais aussi guides ou autres documents utiles à exploiter dans un contexte de développement personnel et professionnel.

Dans un souci d’optimisation des connaissances et des compétences, ce service est amené à perdurer, au-delà de la période de crise, afin de permettre aux personnels qui le souhaiteront de pouvoir continuer à se former selon leur besoin et à leur  rythme.

Cette rubrique se veut évolutive et chacun peut contribuer au recensement et à l’apport de nouvelles ressources qui seront mises en ligne par le service de la formation. A cet effet, ou pour toute autre question relative à cette initiative de partage et déchange de contenus, une adresse mail dédiée a été créée : drh.competences@uni-cotedazur.fr

Accompagner les encadrants pour les aider à s’organiser dans un contexte dégradé

Afin d’assurer une continuité de service la plus efficiente possible dans un contexte de crise et avec des équipes dispersées, la gouvernance a souhaité rapidement que soit déployé un dispositif d’accompagnement des encadrants afin qu’ils soient soutenus dans leurs missions quotidiennes et dans l’organisation du travail de leur.s équipe.s.

  1. Une formation à distance « Manager une équipe dispersée » a donc été montée très rapidement et proposée à tous les encadrant de l’établissement, quel que soit leur niveau d’encadrement. Cette formation mutualisée, a été proposée en parallèle par l’université et par le CNRS. Cette action a complété le dispositif existant de formation au management à distance mis en place à l’université dans le cadre du déploiement du télétravail. En tout ce sont 6 sessions de formation et 60 places disponibles qui ont été ouvertes. La DSI a apporté son aide au service formation afin d’exploiter efficacement l’outil interne Teams et assurer le bon déroulement de ces actions en visioconférence.Pour l’université, 33 encadrants ont été formés et ont trouvé la formation plutôt satisfaisante (note de satisfaction globale 4 sur une échelle de 5). Côté CNRS, environ 35 stagiaires ont également suivi ce module.
  2. Un webinaire dédié à ce public s’est déroulé récemment, « Vers un Management humaniste et créatif pour faire face à l’incertitude », auquel ont participé 64 encadrants, toute population, catégorie et tutelles confondues
  3. D’autres formations à destination des personnels encadrants sont prévues, avec toujours des actions à distance, dans le but de les accompagner pendant le déconfinement et la période qui s’ensuit et de les aider à organiser le travail de leur.s équipe.s dans un contexte désormais hybride, avec des agents en présence sur site, des agents en télétravail, des situations mixtes etc….

Monter des webinaires en interne pour l’ensemble des agents

En complément des solutions diffusées pendant la période de confinement, le service formation a proposé sur le mois de mai six webinaires afin d’anticiper et d’accompagner la communauté au déconfinement et à la reprise du travail en mode hybride pendant la période de crise qui perdure et l’incertitude associée :

.       « Comment vivre sereinement la période de déconfinement ? »
.       « COVID-19 : les bases de virologie et des gestes barrières »
.       «  Bien travailler, bien s’organiser et bien réussir le télétravail en période de crise »
.       « Comment faire de la période de crise une opportunité pour se réinventer ? »
.       « Vers un Management humaniste et créatif pour faire face à l'incertitude ? »
.       « Comment muscler notre bien-être et notre mental pour faire face à des périodes challengeantes »

L’ensemble des webinaires est disponible en replay sur la plateforme de ressources en ligne pour les agents qui n’auraient pas pu y participer.

A ce jour, 406 stagiaires ont suivi ces webinaires, toutes tutelles confondues (353 pour UCA). Pour les actions montées en interne, le service formation a utilisé la plateforme Big Blue Button avec le soutien du Centre d’Accompagnement Pédagogique.

Proposer des sessions en présentiel pour accompagner la reprise de l’activité et les besoins urgents

Du fait de la situation sanitaire, nombre d’actions initialement prévues en présentiel ont été annulées et reportées à partir de la rentrée universitaire 2020/2021. Néanmoins, certaines formations sont quand même mises en place du fait de leur caractère d’urgence, tout en respectant les prérogatives ministérielles.

En effet, dans le cadre du plan progressif de reprise d’activités, le service formation et le service prévention, hygiène et sécurité ont travaillé pour proposer une formation spécifique, consacrée aux bases de la virologie et aux gestes barrière, avec pour objectif de former un public identifié afin que chaque composante d’UCA dispose de référents formés, capable de répondre aux besoins, questionnements ou inquiétudes des agents amenés à reprendre ponctuellement leur activité sur site.

Dans tous les cas, et pour chacune des actions proposées en présentiel actuellement, toutes les mesures de sécurité et les gestes incontournables sont respectés, ainsi que la limite de 10 participants, formateur.s inclus.

Soutenir le CAP pour l’organisation des actions de formation à distance

Le service formation contribue tout au long de l’année à la mise en œuvre des formation proposées par le CAP. En cette période particulière, les formats d’accompagnement ont été adaptés par le CAP pour assurer la continuité d’un accompagnement indispensable de la communauté enseignante principalement et le nombre d’actions a fortement augmenté pour répondre aux besoins émergents. Dans un contexte d’urgence et pour faire face à une situation extraordinaire, il a fallu assurer, en soutien au CAP, la coordination et la mise en œuvre d’un grand nombre de sessions dans des délais très courts (30 sessions, 142 stagiaires formés, EC, BIATSS et doctorants)